Le Groupe PIMENT et ses marques spécialisées, PIMENT, au savoir-faire reconnu dans l’aéronautique et OPTIMA, cabinet de recrutement multi-sectoriel, vous accompagnent tout au long de votre évolution professionnelle, en vous proposant des contrats en intérim, CDD, CDI et freelance dans de nombreux secteurs d’activité.

Nous apportons une vision et des méthodes de recrutement centrées sur les qualités humaines.
Pour cela, nous proposons à nos clients des solutions de recrutement sur-mesure.

Notre mission : trouver l’entreprise qui correspond à vos attentes et inversement !

Nous recherchons pour l’un de nos clients spécialisé dans le domaine aéronautique un(e) Assistant(e) de Direction polyvalent(e) H/F :
Il/elle assure les missions principales ci-dessous :

- Coordination logistique des évènements d'onboarding en France et à l'international

o Gestion des espaces et infrastructures
 Identifier, négocier et réserver les lieux adaptés (salles de réunion, amphithéâtres, espaces événementiels)
 Superviser l'aménagement et la configuration des espaces (matériel audiovisuel, signalétique, disposition des salles)
 Coordonner avec les services techniques pour les besoins spécifiques

o Organisation de l'hébergement et de la restauration
 Gérer les réservations d'hébergement selon les profils des participants et contraintes budgétaires
 Coordonner les prestations de restauration (buffets, cocktails, pauses) en respectant les exigences nutritionnelles et culturelles
 Négocier avec les prestataires pour optimiser les coûts

o Gestion des transports et déplacements
 Organiser les solutions de transport (navettes, taxis, remboursements)
 Coordonner les déplacements nationaux et internationaux
 Assurer le suivi des frais de déplacement et leur validation

o Coordonner avec les parties-prenantes des pays/sites les éléments liés à l'organisation d'évènement (espaces ; synchronisation pays,…)

- Assistance de Direction & Gestion Administrative

o Interface avec les parties prenantes
 Coordonner avec les directions et divisions pour l'alignement des plannings
 Servir de point de contact entre RH, Communication, IT et Services Généraux
 Faciliter la communication transversale entre tous les acteurs du projet

o Gestion des plannings et invitations
 Créer et maintenir les plannings détaillés des événements
 Gérer les invitations, confirmations de présence et relances
 Bloquer les agendas des intervenants et participants stratégiques
 Anticiper et résoudre les conflits d'agenda

o Pilotage budgétaire et reporting
 Assurer le suivi rigoureux du budget alloué aux événements
 Produire des reportings réguliers pour l'équipe Onboarding Sherman

 Identifier proactivement les risques calendaires et proposer des solutions alternatives

- Langues : Français et anglais courants (oral et écrit)
- Outils informatiques : Maîtrise des outils bureautiques standards, SAP et ARIBA
- Expérience : Expérience significative en assistance de direction et/ou coordinat